E-Mail Marketing SaaS: Newsletter aus der Cloud versenden (Gastbeitrag)

Volle Gestaltungsfreiheit, höhere Zustellbarkeit, Sicherheit und Datenschutz – dies sind nur einige der zahlreichen Vorteile von SaaS-Lösungen im E-Mail-Marketing. Erfahren Sie jetzt mehr über Newsletter aus der Cloud im Gastbeitrag unseres Partners Newsletter2Go:

Auch wenn es keine neue Erfindung ist – E-Mail Marketing ist keinesfalls ein Relikt der Vergangenheit. Newsletter sind noch immer ein sehr beliebtes Marketingwerkzeug, das sich an aktuelle Gegebenheiten angepasst hat und absolut zeitgemäß ist. Kein anderer Kanal erlaubt es, Kunden, Interessenten und andere Kontakte so direkt und effizient zu erreichen. Interessanterweise sind Newsletter nicht nur bei Unternehmen populär, sondern auch bei den Kunden selbst. Mehr als 70% erhalten werbliche Nachrichten am liebsten per E-Mail.

Geht es um die Umsetzung von Newslettern, kommen aber immer noch häufig überholte Methoden zum Einsatz. Teilweise werden Newsletter mit Programmen wie Outlook oder Word erstellt, was unnötig umständlich, teuer und unsicher ist. Heute gibt es Online-Softwares, die deutlich komfortabler, leistungsfähiger und sicherer sind. Mit einer Newsletter-SaaS können Newsletter von jedem Ort aus versendet werden, unabhängig von Betriebssystemen und Software-Versionen. In der Cloud sind alle Empfänger- und Newsletter-Daten sofort verfügbar und können problemlos mit anderen Systemen wie CRMs oder Onlineshops verknüpft werden. Außerdem kann die Versand-Infrastruktur der Software genutzt werden, was das Aufsetzen eines eigenen Mailservers erspart.

Volle Gestaltungsfreiheit: Newsletter online gestalten

Wer einen Newsletter versendet, möchte dafür in den meisten Fällen das HTML-Format mit Bildern, Spalten, Textformaten und Links benutzen. Einen HTML-Newsletter von Hand zu erstellen, ist verhältnismäßig kompliziert. Nachdem man die E-Mail zunächst mithilfe eines Grafikprogramms gestaltet hat, muss man sie anschließend noch selbst in HTML programmieren. Dass dafür fortgeschrittene Grafik- und HTML-Kenntnisse nötig wären, versteht sich.

Kostbare Zeit sparen: Anstatt sich professionelle HTML- und Grafikkenntnisse anzueignen bieten SaaS-Newsletter-Anbieter bereits vorgefertigte und geprüfte Newsletter-Templates mit denen sich im Handumdrehen die perfekte Lösung erstellen lässt.
Kostbare Zeit sparen: Anstatt sich professionelle HTML- und Grafikkenntnisse anzueignen, bieten SaaS-Newsletter-Anbieter bereits vorgefertigte und geprüfte Newsletter-Templates, mit denen sich im Handumdrehen die perfekte Lösung erstellen lässt. (Beispiel: Newsletter2Go)

Deutlich einfacher geht die Gestaltung mit einer SaaS-Newsletter-Lösung, die einen WYSIWYG-Editor bereitstellt. Ähnlich wie bei vielen Website-Tools erstellt man den Newsletter mithilfe von Modulen und kann diese nach den eigenen Wünschen anpassen. Beim Versand wird der Newsletter in valides HTML umgewandelt und kommt im richtigen Format bei den Empfängern an. Im Vergleich zum Newsletter „Marke Eigenbau“ benötigt man hierbei weder ein teures Grafiktool noch besondere Kenntnisse in den Bereichen Grafik oder HTML-Programmierung. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind ähnlich umfangreich wie bei HTML-Websites.

Sicherheit und Datenschutz

Beim E-Mail Marketing hantiert man mit sehr sensiblen Daten. Bei personenbezogenen Empfängerdaten wie E-Mail-Adressen, Namen, Anschriften oder Geburtstagen hat eine vorsichtige Handhabung oberste Priorität. Deshalb sollte man sich gut überlegen, zu welchen Dienstleistern man seine Daten überträgt. Es empfehlen sich generell Software-Anbieter mit Serverstandort Deutschland. Die Datenübertragung zu Dienstleistern im Ausland kann riskant oder sogar rechtswidrig sein.

Erst im vergangenen Jahr gab es große Unsicherheit, nachdem das Safe-Harbor-Abkommen zwischen der EU und den USA für ungültig erklärt wurde. Der europäische Gerichtshof war zu dem Ergebnis gekommen, dass US-amerikanische Dienstleister die Daten ihrer Nutzer nicht ausreichend schützen können. Damit kam eine Datenübertragung zu solchen Dienstleistern quasi einem Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz gleich. Mittlerweile ist zwar mit Privacy Shield ein Nachfolgeabkommen in Kraft getreten, das Grundproblem besteht aber weiterhin. Werden deutsche Server zum Datenhosting und zum Newsletter-Versand genutzt, tauchen solche Datenschutzprobleme nicht auf.

Zur Datenübertragung sollte bei jeder Newsletter-SaaS ein verschlüsseltes Verfahren genutzt werden. Im Idealfall werden die Empfängerdaten über eine 256-Bit SSL-verschlüsselte Verbindung übertragen. Dies verhindert Datendiebstahl und sorgt außerdem für mehr Vertrauen bei den Newsletter-Abonnenten.

Ein weiterer wichtiger Grundsatz in Sachen Empfängerschutz, der sich leider noch nicht bei jedem Versender herumgesprochen hat: Newsletter dürfen in Deutschland und den meisten anderen Ländern nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers versendet werden. Wer sich nicht daran hält, verstößt gleich gegen mehrere Gesetze wie das BDSG und das TKG.

Auch für die Rechtssicherheit bietet Newsletter-SaaS aber die besten Voraussetzungen. Um neue E-Mail-Adressen zu sammeln, sollte man unbedingt das Double-Opt-In-Verfahren nutzen. Hierbei erhält der neue Empfänger zunächst eine Bestätigungs-E-Mail, nachdem er seine E-Mail-Adresse in das Anmeldeformular eingetragen hat. Im Anschluss muss er seine Anmeldung per Klick auf einen Link nochmals bestätigen. Erst wenn diese Bestätigung vorliegt, wird er in den Newsletter-Verteiler aufgenommen. Bei einer guten SaaS-Lösung laufen der Versand der Bestätigungsmail und die eigentliche Anmeldung automatisch ab, sodass man den Newsletter-Verteiler nicht manuell aktualisieren muss.

Und wie sieht es mit der Zustellbarkeit aus?

Die Zustellbarkeit werblicher E-Mails ist eine Wissenschaft für sich, vor allem bei sehr großen Verteilern. Eine Armada von Spam-Filtern und Blacklists beschützt die Empfängerpostfächer und fängt verdächtige E-Mails noch vor der Zustellung ab bzw. sperrt den Absender für immer. Renommierte Anbieter wie SpamAssasin, SpamCop oder SURBL werden von fast allen großen E-Mail-Providern wie Yahoo und Gmail genutzt. Das bedeutet, dass man möglicherweise Empfänger von mehreren Providern nicht mehr erreichen kann, wenn man nur auf einer einzigen Blacklist gelandet ist.

Durch die Eintragung auf Whitelists gilt man bei E-Mail-Providern als vertrauenswürdiger Absender.
Durch die Eintragung auf Whitelists gilt man bei E-Mail-Providern als vertrauenswürdiger Absender.

Um seriöse Newsletter mit hohen Zustellraten zu versenden, gibt es nur eine Lösung. Man muss die eigenen Versandserver auf Whitelists eintragen lassen. Ist man erst einmal gewhitelistet, gilt man bei den E-Mail-Providern als vertrauenswürdiger Absender, von dem keine Spam-Gefahr ausgeht. Die Spam-Prüfung entfällt und der Newsletter wird direkt ins Postfach der Empfänger zugestellt. Wenn man den Newsletter-Versand selbst umsetzt und eigene Versandserver nutzt, muss man sich sehr bemühen, um einen Whitelist-Eintrag zu erringen. Ohne Whitelisting lohnt sich auch der schönste Newsletter kaum, denn man kann damit rechnen, dass nicht einmal die Hälfte der versendeten E-Mails ankommt.

Äußerst praktisch ist es, auf die professionellen Newsletter-Versandserver einer SaaS-Lösung zurückgreifen zu können. Diese sind bereits gewhitelistet, was den Versand deutlich vereinfacht. Die Newsletter-Software sollte bei Whitelist-Anbietern wie ISIPP, ReturnPath und der Certified Senders Alliance (CSA) zertifiziert sein. Auf diese Weise lassen sich Zustellraten über 99% erreichen.

Wenn man sich die Newsletter-Versandserver mit anderen Nutzern teilt, kommt die Frage auf, was passiert, wenn sich mehrere Versender eine Versand-IP teilen. Beim Newsletter-Versand hat jede IP ihre eigene Reputation, die sich auf die Zustellrate auswirkt. Eine eigene Versand-IP kann sich in manchen Fällen lohnen, ist aber nicht unbedingt nötig. Wenn eine sogenannte Shared IP genutzt wird, sollte diese grundsätzlich gut überwacht werden. Ein gründliches IP-Monitoring gehört bei einem seriösen SaaS-Anbieter aber zum Standard. Eine individuelle, dedizierte IP ist bei sehr hohem Versandvolumen oder speziellen Newsletter-Inhalten nützlich, zum Beispiel bei spamträchtigen Themen wie Medikamenten. Mit einer dedizierten IP hat man alleinigen Einfluss auf die Reputation der IP.

Fazit: Newsletter-SaaS bietet die größte Flexibilität und Zuverlässigkeit

Die Vorteile einer SaaS-Newsletter-Lösung bildhaft dargestellt, v.l.n.r.: kostengünstig, zeitsparend, einfacher Handhabung durch Editor, sicherer Versand und Softwareanbieter mit Serverstandort in Deutschland.
Die Vorteile einer SaaS-Newsletter-Lösung bildhaft dargestellt, v.l.n.r.: kostengünstig, zeitsparend, einfache Handhabung durch Editor, sicherer Versand und Softwareanbieter mit Serverstandort in Deutschland.

Wer einen professionellen, effektiven Newsletter versenden möchte, ist mit einer Online-Lösung am besten beraten. Neben offensichtlichen Vorteilen wie der Unabhängigkeit von Ort und Endgerät bietet eine gute Online-Newsletter-Software auch mehr Sicherheit in Sachen Datenschutz und eine Infrastruktur, welche die Gestaltung und den Versand von Newslettern erleichtert. Das einzige, was man zur Benutzung braucht, ist eine funktionierende Internetverbindung.

Mit einer browserbasierten Newsletter Software, beispielsweise von Newsletter2Go, können im Handumdrehen eigene Mailings erstellt, gestaltet und versendet werden. Über die Hochleistungs-Versandinfrastruktur kann jeder Kunde bis zu eine Million E-Mails pro Stunde versenden – mit besten Zustellraten und ohne Spam-Verdacht. Der Datenschutz von Newsletter2Go ist TÜV-zertifiziert und erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards.