Was ist Microsoft SharePoint? Wir stellen das Collaboration-Tool vor

Microsoft SharePoint möchte als Collaboration-Tool die Zusammenarbeit zwischen Kollegen an gemeinsamen Projekten – unabhängig vom Standort – erleichtern. Gerade in Zeiten von papierlosen Büros und flexiblen Arbeitsplätzen ist es eine große Herausforderung, der Masse an Daten und darin enthaltenen Informationen Herr zu werden. Ob und wie das Tool hier unterstützen kann, möchten wir uns heute näher anschauen.

Viele Firmen haben in der Vergangenheit ihre eigenen Lösungen entwickelt, damit mehrere Mitarbeiter mit dem jeweils aktuellen Stand von Projektdateien arbeiten können. Doch blieben bei solchen selbstgestrickten Lösungen, z.B. auf Basis von Excel, in der Regel viele Funktionen auf der Strecke. Spätestens wenn es um die Funktionserweiterung oder um die Integration aktueller Standards geht, sind  hier die Grenzen erreicht und professionelle Collaboration-Tools klar im Vorteil.  Im Fokus von SharePoint steht dabei immer die teamübergreifende Zusammenarbeit und die zentrale Informationsspeicherung.

Was kann SharePoint?

Die Anwendung SharePoint wird von Microsoft als Webservice bereitgestellt. Somit kann auch von überall aus auf Arbeitsressourcen zugegriffen und Prozesse mit dem Team abgestimmt werden.  Zudem besteht die Möglichkeit, mit SharePoint als Content Management System (CMS) Webinhalte für definierte Projektteams oder auch für größere Benutzerkreise zu veröffentlichen. Ein weiterer Vorteil besteht in den Social-Media-Funktionen, wie etwa dem Betreiben von Blogs oder Diskussionsportalen.

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Die Funktionen von SharePoint

  • Pages
    Informationen sicher mit Kollegen und externen Geschäftspartnern teilen
  • Corporate Social Network
    Mit Kollegen, Teammitgliedern und Geschäftspartnern effektiv zusammenarbeiten
  • Enterprise-Suche
    Informationen und Personen schnell und zuverlässig finden
  • Prozesse (Listen, Aufgaben, Workflows)
    Fundierte Entscheidungen auf Basis relevanter Informationen treffen
  • Kommunikation
    Gemeinsam über eine zentrale Lösung kommunizieren
  • Kalender
    Gemeinsam oder einzeln Kalender nutzen und entsprechend verknüpfen
  • Alerts & Feeds
    Selektive Organisation der jeweiligen Information je Nutzer
  • Bibliotheken
    Online oder offline auf vorhandene Bibliotheken zugreifen
Die Funktionen von SharePoint im Überblick
Unter der Oberfläche von SharePoint, welche auch als App für die mobile Nutzung zur Verfügung steht, ist eine Reihe nützlicher Funktionen für die Zusammenarbeit im Unternehmen gebündelt.

Fazit

Das Ziel bei der Nutzung von SharePoint besteht immer darin, die Abläufe und die Organisation in der Bürowelt zu simplifizieren – Getreu dem Motto: „Simplify Your Life“. Wem dennoch die Funktionen, die aus dem Hause Microsoft mitgeliefert werden, nicht für die eigenen Anforderungen ausreichen, der kann weitere Module einfügen bzw. das Tool individualisieren.

Insgesamt gestaltet sich der Datenaustausch oder z.B. das Erstellen von Formularen mit Hilfe eines professionellen Tools wesentlich smarter und wird – nach einer kurzen Eingewöhnung – auch wesentlich beschleunigt.

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